Kde začít
Automatizace na míruProcesy běží samyAutomatizace obchoduZe schůzky k nabídceAutomatizace projekceZe zadání nabídka i výkresData z dokumentůSmlouvy a fakturyData z webuWeby, e-shopy, portályProduktové katalogyParametry a kvalita katalogu
Naše práceBlogO násKontakt
Spojte se s námi →

Smlouvy, faktury a účtenky. Přehledně v CRM.

Navrhneme zpracování dokumentů od přijetí až po schválený záznam u klienta. Údaje se připraví k ověření a váš tým rozhodne o nejasnostech, místo aby vše přepisoval.

Probrat dokumenty do CRM

Co získá váš tým

  1. Smlouva

  2. Faktura a účtenka

  3. Stav zpracování

Modelový příklad využití · nejde o zákaznickou realizaci

Pro koho
Firma, která eviduje klientské dokumenty v CRM
Vstupy
PDF, skeny, fotografie účtenek a přílohy e-mailů
Výstup
Údaje, vazba na dokument a úkol u klienta
Kontrola
Administrativa a odpovědný právník
Výchozí situace

Odborná práce čeká. Dokumenty se přepisují.

Modelová situace: firma dostává smlouvy, faktury a účtenky několika cestami. Údaje do CRM ručně zapisuje administrativa i právník. Ten místo odborného posouzení dohledává podklady a vyplňuje záznamy.

Přepisování
Opakuje se u každého dokumentu
Dohledávání
Příloha a záznam nejsou na jednom místě
01

Různé podklady

Čitelná faktura, fotografie účtenky a vícestránková smlouva potřebují jiné zpracování.

02

Nejasné přiřazení

Dokument nemusí obsahovat jednoznačný identifikátor klienta nebo případu.

03

Změny a duplicity

Stejný soubor může přijít znovu. Nová verze nesmí potichu přepsat schválené údaje.

Postup řešení

Od přílohy ke schválenému záznamu.

Ukázka rozdělení práce
  1. 01Příjem

    Dokument dorazí

    Z dohodnuté schránky nebo složky se převezme soubor a zaznamená jeho původ.

  2. 02AI a pravidla

    Připraví se údaje

    Podle typu dokumentu vznikne návrh polí se zdrojem. Nečitelné nebo chybějící údaje zůstanou k doplnění.

  3. 03Kontrola

    Ověří se vazby

    Pravidla porovnají identifikátory, povinná pole a duplicity. Nejednoznačný klient se nepřiřadí automaticky.

  4. 04Váš tým

    Schválí výjimky

    Odpovědný pracovník porovná návrh s dokumentem. Právní posouzení smlouvy zůstává právníkovi.

  5. 05CRM

    Zapíše se výsledek

    Po schválení se uloží údaje, odkaz na dokument a případný úkol. Neúspěšný přenos zůstane viditelný k nápravě.

Ilustrace pořadí kroků, nikoli skutečné doby zpracování.

Co když dokument není v pořádku?

Před pilotem určíme, které situace smějí pokračovat a které musí počkat na člověka.

  1. Dnes

    Pracovník zkouší částku rozluštit a přepsat.

    S automatizací

    Částka zůstane prázdná. Dokument dostane stav K doplnění a požadavek na lepší podklad.

  2. Dnes

    Není jasné, zda údaje v CRM odpovídají poslední verzi.

    S automatizací

    Vznikne návrh změn s vazbou na novou verzi. Již schválená pole čekají na rozhodnutí.

  3. Dnes

    Stejná příloha může vytvořit druhý záznam.

    S automatizací

    Kontrola identity dokumentu zachytí duplicitu; opakování přenosu nevytvoří další záznam.

Ilustrativní scénář, nikoli doložená realizace nebo skutečné výsledky zákazníka.

Výsledek

U klienta vidíte údaje i jejich původ.

Ukázka zachycuje zamýšlenou podobu výstupu. Konkrétní pole a možnosti zápisu ověříme podle vašeho CRM.

  • SmlouvaStrany, evidenční číslo a vybrané termíny se zdrojovou pasáží. Výklad ustanovení schvaluje právník.
  • Faktura a účtenkaČíslo dokladu, datum, měna a částky podle dostupnosti. Zápis do CRM sám o sobě není zaúčtování.
  • Stav zpracováníPřipraveno ke kontrole, k doplnění nebo zapsáno. U změny je dohledatelné schválení.
  • Měření pilotuPorovnáme čas před a po změně, správnost jednotlivých polí a podíl dokumentů vyžadujících kontrolu.
Ukázka výstupu

Modelový dokument a návrh záznamu · smyšlené údaje

Smlouva S-001 · výňatek

„Smlouva se uzavírá na dobu určitou do 31. 12. 2026.“

Zdroj: model-smlouva.pdf, strana 2

Klient
Ukázkový klient A · vazba potvrzená pracovníkem
Evidence
S-001 · Smlouva
Platnost do
31. 12. 2026 · převzato z uvedené pasáže
Stav
Připraveno ke kontrole · zatím nezapsáno
Další krok
Odpovědný pracovník ověří údaje a schválí zápis do CRM.

Požadavky na návrh řešení

Kdo dokumenty uvidí a kde se zpracují?

Před pilotem dohodneme pravidla pro dokumenty i údaje v CRM. Konkrétní způsob nasazení a podmínky poskytovatelů ověříme podle vašich požadavků.

Přístup podle role

Navrhneme oddělení klientských dokumentů a oprávnění pro čtení, kontrolu i zápis. Integrace má mít jen potřebný rozsah přístupů.

Místo zpracování

Prověříme cloudové nebo lokální nasazení, region zpracování a případné další poskytovatele. Označení privátní AI samo o sobě tyto podmínky neřeší.

Uchování a použití dat

Určíme dobu uchování souborů, dočasných kopií a záznamů. U poskytovatele AI ověříme podmínky využití dat včetně trénování modelů.

Dohledatelné změny

Požadujeme záznam o původu dokumentu, schválení a změně polí. Citlivý obsah nemá být zbytečně kopírován do provozních logů.

Vaše dokumenty. Po částech.

01 / 04
Spolupráce

Co od vás budeme potřebovat.

Podklady

Reprezentativní vzorek

Běžné dokumenty i špatně čitelné skeny, duplicity a nové verze.

Struktura CRM

Povinná pole, ukázka záznamu a dostupné možnosti integrace.

Pravidla přístupu

Kdo smí vidět dokumenty, schvalovat údaje a měnit záznamy.

Součinnost

Vlastník procesu

Určí, co se zapisuje a kdo řeší výjimky.

Právník a administrativa

Ověří potřebná pole a hranici odborného posouzení.

Správce CRM a IT

Pomůže s testovacím přístupem a požadavky na zabezpečení.

Co není třeba

  • Ruční přepis všech dokumentů před úvodním hovorem.
  • Výměna CRM před ověřením možností jeho napojení.
Navazující služby

Z čeho se řešení skládá.

Všechny služby →
Hlavní služba

Data z dokumentů

Vytěžování, kontrola a návazné zpracování dalších typů dokumentů.

Detail služby →Napojení CRM

Propojení systémů

Předávání schválených údajů mezi používanými aplikacemi.

Detail služby →
Nejprve probrat podklady →

Chcete automatizovat procesy, které vás brzdí?

Řeknete nám, co vás zdržuje. My navrhneme řešení a ukážeme, co AI zvládne za vás.

Nezávazná konzultace