Přeskočit na obsah

Smlouvy, faktury a účtenky. Přehledně v CRM.

Navrhneme zpracování dokumentů od přijetí až po schválený záznam u klienta. Údaje se připraví k ověření a váš tým rozhodne o nejasnostech, místo aby vše přepisoval.

Spočítat úsporu času

1 000h+

ušetřeno klientům

100K+

zpracovaných záznamů a dokumentů

Modelový příklad využití · nejde o zákaznickou realizaci

  • Pro koho

    Firma, která eviduje klientské dokumenty v CRM

  • Vstupy

    PDF, skeny, fotografie účtenek a přílohy e-mailů

  • Výstup

    Údaje, vazba na dokument a úkol u klienta

  • Kontrola

    Administrativa a odpovědný právník

Odborná práce čeká. Dokumenty se přepisují.

Modelová situace: firma dostává smlouvy, faktury a účtenky několika cestami. Údaje do CRM ručně zapisuje administrativa i právník. Ten místo odborného posouzení dohledává podklady a vyplňuje záznamy.

Přepisování
Opakuje se u každého dokumentu
Dohledávání
Příloha a záznam nejsou na jednom místě

Různé podklady

Čitelná faktura, fotografie účtenky a vícestránková smlouva potřebují jiné zpracování.

Nejasné přiřazení

Dokument nemusí obsahovat jednoznačný identifikátor klienta nebo případu.

Změny a duplicity

Stejný soubor může přijít znovu. Nová verze nesmí potichu přepsat schválené údaje.

Od přílohy ke schválenému záznamu.

  1. Dokument dorazí

    Z dohodnuté schránky nebo složky se převezme soubor a zaznamená jeho původ.

  2. Připraví se údaje

    Podle typu dokumentu vznikne návrh polí se zdrojem. Nečitelné nebo chybějící údaje zůstanou k doplnění.

  3. Ověří se vazby

    Pravidla porovnají identifikátory, povinná pole a duplicity. Nejednoznačný klient se nepřiřadí automaticky.

  4. Schválí výjimky

    Odpovědný pracovník porovná návrh s dokumentem. Právní posouzení smlouvy zůstává právníkovi.

  5. Zapíše se výsledek

    Po schválení se uloží údaje, odkaz na dokument a případný úkol. Neúspěšný přenos zůstane viditelný k nápravě.

U klienta vidíte údaje i jejich původ.

Ukázka zachycuje zamýšlenou podobu výstupu. Konkrétní pole a možnosti zápisu ověříme podle vašeho CRM.

  • Smlouva

    Strany, evidenční číslo a vybrané termíny se zdrojovou pasáží. Výklad ustanovení schvaluje právník.

  • Faktura a účtenka

    Číslo dokladu, datum, měna a částky podle dostupnosti. Zápis do CRM sám o sobě není zaúčtování.

  • Stav zpracování

    Připraveno ke kontrole, k doplnění nebo zapsáno. U změny je dohledatelné schválení.

  • Měření pilotu

    Porovnáme čas před a po změně, správnost jednotlivých polí a podíl dokumentů vyžadujících kontrolu.

Více o službě Data z dokumentů

Modelový dokument a návrh záznamu · smyšlené údaje

Smlouva S-001 · výňatek

„Smlouva se uzavírá na dobu určitou do 31. 12. 2026.“

Zdroj: model-smlouva.pdf, strana 2

Klient
Ukázkový klient A · vazba potvrzená pracovníkem
Evidence
S-001 · Smlouva
Platnost do
31. 12. 2026 · převzato z uvedené pasáže
Stav
Připraveno ke kontrole · zatím nezapsáno
Další krok
Odpovědný pracovník ověří údaje a schválí zápis do CRM.

Kdo dokumenty uvidí a kde se zpracují?

Před pilotem dohodneme pravidla pro dokumenty i údaje v CRM. Konkrétní způsob nasazení a podmínky poskytovatelů ověříme podle vašich požadavků.

  • Přístup podle role

    Navrhneme oddělení klientských dokumentů a oprávnění pro čtení, kontrolu i zápis. Integrace má mít jen potřebný rozsah přístupů.

  • Místo zpracování

    Prověříme cloudové nebo lokální nasazení, region zpracování a případné další poskytovatele. Označení privátní AI samo o sobě tyto podmínky neřeší.

  • Uchování a použití dat

    Určíme dobu uchování souborů, dočasných kopií a záznamů. U poskytovatele AI ověříme podmínky využití dat včetně trénování modelů.

  • Dohledatelné změny

    Požadujeme záznam o původu dokumentu, schválení a změně polí. Citlivý obsah nemá být zbytečně kopírován do provozních logů.

Vaše dokumenty. Po částech.

Co si připravit na konzultaci

Reprezentativní vzorek

Běžné dokumenty i špatně čitelné skeny, duplicity a nové verze.

Struktura CRM

Povinná pole, ukázka záznamu a dostupné možnosti integrace.

Pravidla přístupu

Kdo smí vidět dokumenty, schvalovat údaje a měnit záznamy.

Vlastník procesu

Určí, co se zapisuje a kdo řeší výjimky.

Právník a administrativa

Ověří potřebná pole a hranici odborného posouzení.

Správce CRM a IT

Pomůže s testovacím přístupem a požadavky na zabezpečení.

Vaše dokumenty. Po částech.

Probereme jednu cestu dokumentu.

Jak dokument přichází, kdo jej dnes zpracovává a co musí být v CRM? Podle vzorku navrhneme pilot, kontrolu i způsob nasazení.

Probrat dokumenty do CRM

Často kladené otázky

Nenajdete-li tu, co hledáte, napište nám. Rádi zodpovíme jakékoliv dotazy.