Co je digitalizace dokumentů pomocí AI
Digitalizace dokumentů pomocí AI znamená, že z papírových nebo PDF dokumentů uděláte data, se kterými se dá pracovat, protože AI dokument přečte, zjistí, jaké údaje v něm jsou, a předá je rovnou do systémů, které ve firmě používáte. Nejde tedy o pouhé naskenování, s dokumenty můžete dále pracovat.
Naskenovat dokument ještě není digitalizace
Spousta firem si pod digitalizací představí, že papír naskenuje a uloží do složky jako PDF, tím ale vznikne jen digitální fotka, ve které pořád nikdo nic nenajde a ze které se nedá nic spočítat, takže práce zůstává stejná a jen se přesune z šuplíku na disk. Skutečná digitalizace začíná až ve chvíli, kdy z dokumentu uděláte data.
Rozdíl mezi naskenovaným a zdigitalizovaným dokumentem je rozdíl mezi mrtvým obrazem a živými daty, a právě tenhle krok většina firem přeskočí.
Tři úrovně, kam digitalizace dokumentů může dojít
Ne každá firma potřebuje dojít stejně daleko, a tak pomáhá rozlišit tři úrovně, protože každá přidává jiný díl hodnoty.
1. Naskenováno, dokument jako obraz
Nejnižší úroveň, kterou většina firem zná. Dokument je v digitální podobě jako PDF nebo fotka, dá se poslat e-mailem a nezabírá místo v šanonu, jenže obsah uvnitř je pro počítač pořád jen obrázek, takže vyhledávat a počítat se v něm musí ručně.
2. Přečteno, dokument jako data
Tady už AI dokument přečte a vytáhne z něj konkrétní údaje, ať jde o částky z faktur, termíny ze smluv nebo položky z objednávek. Z obrázku se stává tabulka hodnot, se kterou se dá dál pracovat.
3. Použitelné, dokument napojený na systémy
Nejvyšší úroveň, na které vytažená data nezůstanou ležet, ale putují rovnou do účetnictví, ERP nebo CRM a zároveň se dají vyhledávat. V tu chvíli se dokumentu můžete obyčejnou řečí zeptat a on odpoví, místo abyste otevírali jeden soubor za druhým.
Jak to vypadá v praxi
Aby to nebyla jen teorie, ukážu dva příklady z reálných projektů.
Z firemních dokumentů jsme u jednoho klienta udělali archiv, kterého se kdokoli zeptá obyčejnou řečí a dostane odpověď i s odkazem na zdroj, takže místo prohledávání složek stačí napsat dotaz jako kolegovi. To je přesně ta nejvyšší úroveň, kdy je dokument nejen přečtený, ale i použitelný.
U e-shopu zase AI sama přečetla údaje z fotek produktů a připravila jejich stránky, díky čemuž příprava katalogu trvá hodinu místo tří týdnů. Ukazuje to, že digitalizace nemusí být jen o textových dokumentech, ale i o tom vytáhnout data odtud, kde je dřív přepisoval člověk.
Jak to napojíme na vaše systémy
Vytažená data nemají cenu, pokud skončí v dalším izolovaném souboru, a proto je posíláme rovnou tam, kde je potřebujete. Ať je to účetnictví, ERP, CRM nebo interní databáze.
- Zaměstnanec vyfotí fakturu nebo smlouvu a pošle ji přes běžnou aplikaci.
- AI z ní vytáhne údaje a rovnou ukáže, odkud je vzala, ať se dají zkontrolovat.
- Data se uloží do účetnictví nebo databáze bez ručního přepisování.
Kdy se do toho pustit
Digitalizace dokumentů pomůže nejvíc firmám, kde platí aspoň jedna z těchhle vět.
- Někdo u vás pravidelně přepisuje údaje z faktur, smluv nebo objednávek do systému.
- Dokumenty máte naskenované, ale stejně se v nich musí hledat ručně.
- Stejná data zadáváte víckrát, protože spolu systémy nemluví.
- Chyby z ručního přepisu vás stojí čas na dohledávání a opravy.
Nemusíte kvůli tomu měnit, jak firma pracuje, stačí ubrat ruční přepisování a dát dokumentům podobu dat, a pokud vám sedí aspoň jeden bod, je co digitalizovat.
Pokud vás zajímá, jak by digitalizace vašich dokumentů vypadala v praxi, ozvěte se nám a ukážeme vám to na vzorku vašich reálných faktur nebo smluv, ať vidíte přesnost dřív, než se pro cokoli rozhodnete. Jak vypadá automatizovaný sběr a zpracování dat od dokumentů po data z webu, popisujeme samostatně.
