Archiv dokumentů, který sám odpovídá na otázky
Realitní klient měl roky nasbírané smlouvy a protokoly, ale nic se v nich nedalo rychle najít. Z dokumentů jsme udělali archiv, kterého se stačí zeptat a sám odpoví. Případová studie je na přání klienta anonymní.
Výzva
Klient za roky provozu nasbíral dokumenty, od smluv přes předávací protokoly až po technické zprávy. Ležely roztroušené ve složkách a skenech a najít v nich konkrétní údaj znamenalo vzpomenout si, kde vlastně je, dokument dohledat a pročíst. Při větším množství dokumentů bylo hledání obtížné a spousta informací zůstávala ležet ladem.
Řešení
Z hromady dokumentů jsme udělali archiv, kterého se dá ptát. AI nejdřív projde smlouvy, protokoly i skeny a vytáhne z nich důležité údaje, i když je každý dokument psaný jinak. Všechno se uloží na jedno místo, kde se dá filtrovat a hledat, místo ručního procházení složek.
Nad archivem pak funguje AI pomocník, kterému pracovník položí otázku obyčejnou řečí. K odpovědi připojí dokument, ze kterého vychází, aby ji pracovník mohl ověřit.
Výsledek
Údaje z dokumentů jsou dostupné ve společném archivu. Místo prohrabávání složek se klient jen zeptá a dostane odpověď i s odkazem na zdroj. Nové dokumenty mohou procházet stejným postupem a doplňovat evidenci.
Extrakce údajů a práce s archivem
Data z dokumentů řeší získání konkrétních polí a jejich kontrolu. Firemní znalostní báze slouží k hledání odpovědí v obsahu. Tato realizace oba kroky propojuje.
Pro jiný typ dokumentů a cílový systém nejdřív ověříme vzorek. Archiv není ukázkou právního posuzování smluv ani konkrétního účetního či CRM konektoru.