Back office, finance, HR a provoz
Přepisujete doklady, dohledáváte přílohy, urgujete schválení a sestavujete pravidelné reporty.
Administrativa, která nebere celý den.
Méně přepisování, dohledávání a urgencí. Automatizace dokladů, e-mailů, schvalování, termínů, HR a reportingu v systémech, které už používáte.
Vaše podklady
Jeden opakující se procesNástroje a odpovědnosti
Zpracování a kontrola
- Zpracované podklady
- Přehled stavu
Kdy vám služba
pomůže
Co konkrétně dostanete
Zpracované podklady
Doklady, e-maily, žádosti nebo reporty předané do dohodnuté evidence.
Přehled stavu
Vlastník, termín a dohledatelné rozhodnutí u každého požadavku.
Od vašich podkladů
k hotovému výsledku
Podobu výstupu i jeho kontrolu si potvrdíme na začátku spolupráce.
- 01
Podklady a zadání
Pár běžných vstupů, dnešní postup a místa, kde práce čeká.
- 02
Ověření na vzorku
Vyzkoušíme běžné vstupy i neúplné doklady a nastavíme postup při chybě.
- 03
Předání a provoz
Odsouhlasíme výstup, postup při výjimkách a případné další rozšíření.
Co nám pošlete na začátku
- Jeden opakující se proces
- Pár běžných vstupů, dnešní postup a místa, kde práce čeká.
- Nástroje a odpovědnosti
- Používané systémy, pravidla schvalování a člověk pro řešení výjimek.
Jak ověříme výsledek
- Vzorek i výjimky
- Vyzkoušíme běžné vstupy i neúplné doklady a nastavíme postup při chybě.
- Měřený přínos
- Porovnáme čas na zpracování, počet ručních zásahů a nedořešených položek před nasazením a v pilotu.
Co si předem společně potvrdíme
- Pár běžných vstupů, dnešní postup a místa, kde práce čeká.
- Používané systémy, pravidla schvalování a člověk pro řešení výjimek.
Co už nemusíte dělat ručně
Faktury, účtenky a podklady pro účetní
Doklady chodí na několik míst. Někdo je stahuje, přepisuje a shání, co chybí. Sesbírat přílohy z e-mailů a sdílených složek. Vyčíst údaje, zkontrolovat duplicity a přiřadit zakázku nebo středisko. Předat doklad ke schválení a připravit data pro účetní systém. Účetní dostane podklady pohromadě. Nejasné položky čekají na kontrolu.
Více o službě →Firemní e-maily a interní požadavky
Ve společné schránce se míchají dotazy, doklady a úkoly. Není jasné, kdo co řeší. Roztřídit zprávy podle obsahu a předat je správnému člověku. Založit úkol s přílohou, odpovědnou osobou a termínem. Připravit návrh odpovědi a upozornit na požadavek bez reakce. Každý požadavek má svého řešitele a dohledatelný stav.
Schvalování nákupů, výdajů a dovolených
Souhlas se hledá v chatu, e-mailu nebo u kolegy, který má zrovna volno. Poslat žádost schvalovateli podle oddělení, typu nebo částky. Připomenout čekající rozhodnutí a zapojit domluveného zástupce. Po schválení zapsat výsledek do evidence a informovat žadatele. Žadatel vidí, kde žádost čeká. Rozhodnutí zůstává na pověřeném člověku.
Smlouvy, platnosti a důležité termíny
Konec smlouvy, výpovědní lhůtu nebo revizi hlídá tabulka a paměť jednoho člověka. Zapsat do evidence termíny ze smluv a dalších podkladů. S předstihem připomenout obnovu, revizi nebo konec platnosti. Přiřadit odpovědnou osobu a vyžádat chybějící dokument. Důležité termíny mají vlastníka i připomínku včas předem.
Nástupy, odchody a personální podklady
Každý nástup znamená stejný seznam zpráv pro HR, IT, vedoucího a mzdovou účetní. Po potvrzení nástupu rozeslat úkoly pro vybavení, přístupy a školení. Sesbírat chybějící údaje a připravit dokumenty z vašich šablon. Při odchodu spustit kontrolní seznam pro vrácení vybavení a odebrání přístupů. HR, IT i vedoucí vědí, co mají zařídit a co ještě chybí.
Zápisy z porad a navazující úkoly
Na poradě se domluví další postup. Přepsání poznámek a připomínání úkolů zůstane na vás. Z dodaných poznámek nebo přepisu připravit shrnutí a rozhodnutí. Navrhnout úkoly, odpovědné osoby a termíny ke kontrole. Po potvrzení založit úkoly v týmovém nástroji a hlídat jejich stav. Dohody z porady se promítnou do práce týmu a nezůstanou jen v zápisu.
Pravidelné reporty a provozní přehledy
Každý týden někdo stahuje exporty a skládá stejný report v Excelu. Sesbírat data z dohodnutých systémů a tabulek. Sestavit přehled nákladů, otevřených úkolů nebo stavu zakázek. Poslat report ve stanovený čas a upozornit na chybějící data či odchylky. Vedení dostane pravidelný přehled s odkazy na zdroje a datem aktualizace.
Přepisování údajů mezi systémy
Změna adresy nebo stavu zakázky se musí ručně propsat na několik míst. Přenášet údaje mezi CRM, účetnictvím, tabulkami a projektovým nástrojem. Sjednotit formáty a kontrolovat povinná pole i duplicity. Upozornit na konflikt nebo nepovedený přenos a předat ho k dořešení. Údaj zadáte jednou. Další systémy dostanou jeho aktuální podobu.
Více o službě →
Jasný rozsah.
Od začátku.
- Automatizace vybrané činnosti v používaných systémech.
- Kontroly, odpovědnosti a předání výjimek člověku.
Podrobný rozsah a omezení
Méně přepisování, dohledávání a urgencí. Automatizace dokladů, e-mailů, schvalování, termínů, HR a reportingu v systémech, které už používáte.
Součástí služby
- Automatizace vybrané činnosti v používaných systémech.
- Kontroly, odpovědnosti a předání výjimek člověku.
Řešíme samostatně
- Schválení výdajů nebo citlivých zpráv bez pověřeného člověka.
- Výměna všech firemních systémů.
Nejasný vstup nebo nesrovnalost se předá do fronty ke kontrole. Přístupy nastavujeme podle rolí a konkrétního procesu.
Často kladené otázky
Nenajdete-li tu, co hledáte, napište nám. Rádi zodpovíme jakékoliv dotazy.
Probereme vaše zadání.
Pár běžných vstupů, dnešní postup a místa, kde práce čeká.